インターネット環境の普及やIT技術の発展によって働き方が多様化する今、
リモートワークを導入する企業が増えています。
でも、「在宅ワークで効率的に仕事がこなせるだろうか」、
「上司や同僚とのコミュニケーションはちゃんと図れるだろうか」
といった不安を抱く人もいるのでは？
そこで、働きやすい自宅の環境づくりやテクノロジーの活用方法を、
『月刊総務』編集長の豊田健一さんに伺いました。
暮らしやすく働きやすい、
自宅でのリモートワークの間取りとは？
インターネット環境の進歩とともに、育児や介護など時間的な拘束がある方以外でも、自宅でリモートワークを行う時代になりました。そうした中で、オフィスはメンバー同士のコミュニケーションを活性化させ、ソロワークは集中できる環境で行い、仕事の生産性を高める。リモートワークが注目されているのはそのためです。しかし、本来、自宅は家族との生活の場ですから、気持ちの切り替えがしづらく、気が散ってしまいがち。そのために「仕事に集中できる」環境を整えることが最も大切です。オン・オフの切り替えがうまくいかないと作業効率が低下し、ストレスも溜まってしまいます。
私の経験では、間取り的にはリビングよりも奥で、家族が横を行き来しない場所がおすすめです。個室が確保できない場合は、たとえばゲートや衝立、プレートでもいいので「ここからは違う世界に入る」と意識できるなんらかの仕切りを設けてマインドチェンジを図っても良いでしょう。また、仕事モードに入るときには外出してもおかしくない程度の洋服にきちんと着替え、ワークスペースにプライベートなものは置かないようにすることもポイントです。こうした籠り感のあるワークスペースはもちろんですが、天井が高い、仕切りが無いなどのオープンな空間の方が集中できる方もいらっしゃいます。家を建てる、家を探しているといった場合、自分にあった集中できる空間を意識してみるのはいかがでしょうか？
自宅でのリモートワークの生産性を高めるには、
どんな環境づくりをすればいい？
「人は自然と触れ合うと幸せになる」というバイオフィリア（生命愛）の概念をオフィス環境に取り入れる企業が増えています。たとえば米アマゾンのシアトル本社はワークスペースが4万本もの植物に囲まれ、まるで森にいるかのような雰囲気だそうです。人間も本来の生息地である自然の中で働いた方が、生産性や創造性が高まると考えられているのです。また、国土交通省の調査によれば、緑視率（視界に入る自然の緑の割合）が25％以上確保されていると、人は安心感を覚えるとのこと。こうしたことから、在宅ワークの場にも観葉植物をたくさん置いて緑視率を高めれば、ストレスの少ない環境になると思われます。
人によって好みは異なりますが、香りや音楽を工夫することもいいといえるでしょう。また是非気をつけてほしいのが、二酸化炭素の濃度。約1000ppmを超えると頭がぼんやりして思考力、集中力が減少してくるといわれています。長時間の会議で頭がぼうっとするのは、集中力がきれていることもありますが、密室での二酸化炭素濃度も影響すると考えると、リモートワークの際もときどき窓を開けて換気をすることも忘れないようにしてください。
デジタルツールの活用で、
コミュニケーションロスを防ぐ環境づくりを
リモートワークで円滑に仕事を進めるためには、職場のメンバーと知識や情報を常に共有できるようにしておくことも必要です。相手の顔を見ながらオンラインでスムーズに対話や会議ができるのであれば、コミュニケーションロスも防げます。こうした環境作りを手軽に叶えるツールとして、私はWeb会議システム「Zoom」（NECネッツエスアイ）や分身ロボット「OriHime」（オリィ研究所）に注目しています。
共創ワークソリューションZoom（NECネッツエスアイ株式会社）
狭帯域なモバイル回線でも高品質・高画質
ライセンスを持っていない社外関係者も会議に参加可能
ITリテラシに自信がなくても簡単に操作ができる
「Zoom」は双方がアプリを導入し、相手に10桁の数字（ミーティングID）を伝えるだけで、パソコンやスマートデバイスを使っていつでもどこでもつながれる、米国Zoom VIDEO Communications社のクラウドサービスです。操作が簡単で、誰とでもすぐにフェース・ツー・フェースでコミュニケーションが取れますし、ボタンを押すだけで簡単に録音や録画もできます。相手がアカウントを登録したりしていなくても会話できる点もポイント。無料プランもありますから試しに使ってみるといいでしょう。
OriHime（株式会社オリィ研究所）
スマホやタブレット上のアプリで操作できる分身ロボット「OriHime」をリモートワークに活用する人も現れてきました。「OriHime」にはカメラ、マイク、スピーカーが搭載されていて、相手に顔を向けて話したり、ボディランゲージを使ったりすることもできます。自分の代わりに職場に置いておけば、周囲を見回したり、職場の仲間とリアルタイムで会話ができるので、在宅ワーカーが感じる疎外感の解消にも役立ちます。また、職場の様子は自宅のパソコンで見えますが、自分の様子が職場のモニターに映ることはないのでプライバシーの点でも安心です。こうしたツールを上手に活用すれば、自宅でも職場にいるかのように会話しながら働くことができるはずです。
1. かんたん操作
OriHimeを電源とパソコンに繋げるだけで操作可能。
2. 本人に見えるデザイン
喜怒哀楽の見える能面を参考にデザイン。利用者の表情を想像できる。
3. 多感な感情表現
登録したモーションと自由に動かせる腕が感情表現を豊かにする。
集中して仕事をこなすための時間管理術
～ポモドーロテクニック
短い作業時間と休憩時間を小まめに繰り返すことで、長時間集中力を切らさずに作業に没頭できるメソッドもお伝えしておきましょう。ポモドーロテクニックといって、25分毎に時間を区切って仕事をする時間管理術です。
25分を1ポモドーロとして、その間は他の事は一切やらずにタスクに集中し、5分間の休憩を入れます。そして2時間ごとに30分程度の長い休憩を取ります。シンプルがゆえに続けやすく、うまく活用できれば生産性はかなり向上します。
これからは個人が自分の状況に合わせて勤務形態を選べる時代。場所に囚われずに働けるのは利点ですが、リモートワークによって仕事の生産性が高まり、ゆとりや喜びが生まれなければ意味がありません。リモートワークは充実した人生を送るための手段であることを大前提に導入していただきたいと思います。
PROFILE
豊田 健一さん
早稲田大学政治経済学部卒業。株式会社リクルート、株式会社魚力で総務課長などを経験後、ウィズワークス株式会社入社。現在、株式会社月刊総務 取締役、『月刊総務』編集長。一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアムの理事や、総務育成大学校の主席講師、All Aboutの「総務人事、社内コミュニケーション・ガイド」も務める。
※掲載の情報は2019年2月現在のものです。
